Готуючи офіційні документи різних видів (накази, довідки, заяви, листи тощо), слід дотримуватися єдиних вимог до їхнього оформлення, структури та змісту, які встановлюються нормативними актами – державними стандартами. На сьогодні в Україні застосовуються кілька основних стандартів оформлення документів, які постійно поповнюються. Наприклад, ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Згідно з цим стандартом:

·        службові документи оформляються на папері формату А4 (210×297 мм) та А5 (210×148 мм);

·        окремі види документів можуть оформлятися на папері формату А3 (297×420 мм) і А6 (105×148 мм);

·        мінімальні розміри полів складають: ліве 30 мм; праве – 10 мм; верхнє і нижнє – по 20 мм;

·        шрифт основного тексту – Times New Roman, розмір 12-14 пт, міжрядковий інтервал – 1-1,5 рядка, відступ першого рядка абзацу – 1,25 см;

·        зображення емблеми організації або товарний знак розміщується біля лівого поля на одному рівні з назвою організації.